关于印发《攀枝花市第三高级中学校

档案管理制度》的通知

攀三中发[2005]59号

各部门、年级：

为加强市三中的档案管理工作，使档案管理更加科学、更加完善，确保档案工作的制度化、规范化、科学化，现将修订完善后的《攀枝花市第三高级中学校档案管理制度》印发给你们，请认真执行。

附件：《攀枝花市第三高级中学校档案管理制度》

                                                        二00五年十月十八日

主题词：档案管理制度   通知

报：攀枝花市教育局档案室

送：各部门、年级

附件：

攀枝花市第三高级中学校档案管理制度

第一章  总则

第一条，为了进一步搞好攀枝花市三中档案管理工作，充分发挥档案工作在教育教学工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法》实施办法、《四川省档案工作规范化管理办法》（试行）和《攀枝花市关于档案分类大纲、归档范围、保管期限的管理规范》的有关规定，结合我校档案管理工作实际，特制定本制度。

第二条，本制度所称的档案，是指本校在职能工作中形成、搜集起来的，经过整理具有保存价值的各种公文、电报、电传、传真、电话记录、图表、簿册、会议记录、出版物原稿、印刷品、录音、录像、照片（含底片）、磁盘、光盘等不同门类、不同载体的历史记录。它是三中历史和现状的真实反映，是做好三中工作的必要条件，是三中档案的重要组成部分，对提高工作效率和质量有着重要作用。

第三条，攀枝花市三中档案管理工作实行统一领导，分级管理原则，在工作活动中形成的文书、会计、科技、声像档案均由本单位综合档案室集中统一管理。专门档案（如：会计档案）由各业务处室整理完毕后交档案室保管。

第四条，攀枝花市三中的档案业务直接受攀枝花市教育局档案室的指导、监督和检查。

第五条，攀枝花市三中必须加强档案工作的领导和科学管理，建立健全各项档案工作制度。

第二章  档案工作机构和任务

第六条，攀枝花市三中应根据工作需要配备专职档案员1名，管理本单位的档案工作。档案（文书档案、会计档案、专门档案、科技档案、声像档案）由校办公室档案室集中统一管理，明确一名副校长分管，办公室主任主管，档案员具体负责。

第七条，攀枝花市三中档案工作人员须具备高中以上文化程度和专业知识，政治可靠，能够胜任档案工作。档案工作人员要保持相对稳定。

第八条，档案工作人员要坚持党的四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱档案事业，刻苦钻研业务，努力提高政治思想觉悟和业务水平，以保证档案工作任务的顺利完成。

第九条，档案管理人员的基本任务是：

㈠负责管理本单位的全部档案和与本单位活动有关的参考资料，建立科学的管理制度，积极提供利用，为学校各项工作服务；

㈡指导各部门和业务部门的文件材料整理归档工作；

㈢定期向攀枝花市档案馆移交进馆档案；

㈣贯彻执行党和国家的保密制度，确保档案材料绝对安全。

第三章  归档文件收集整理制度

第十条，在我校公务活动中形成的，记录和反映本校工作情况、具有查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料（包括图表、簿册、声像材料、软盘等）均属收集归档范围，任何部门和个人不得据为己有或拒绝移交归档。

第十一条，接收、收集的档案材料必须完整、齐全、准确地反映学校工作活动的过程和结果。档案材料的各式符合国家有关规定，载体材料要有利于长期保存。收集的档案材料应为原件，并按照文件材料的有关联系，区分保存价值，分类整理。

第十二条，文书档案著录符合《归档文件著录要求》，属本单位的发文必须挂接电子全文。编制科技档案符合国家标准。文书档案实行随时办理随时归档。

第十三条，会计档案由本单位财务室按要求整理完毕后，于次年6月底前移交档案室。

第十四条，证书档案由有关部门自行负责搜集材料，及时交档案室。

第十五条，基建档案由负责基建项目的人员在项目竣工、验收后3个月内整理、编目、造册，集中统一移交档案室。

第十六条，设备档案由设备采购部门或人员在设备到货后，开箱验收，并做详细登记，及时归档后再提供利用。

第十七条，录音、录像、照片、底片等档案由承办人员及时编写说明（单位、时间、内容、地点、摄影、录音、录像等）后，向档案室移交归档。

第十八条，外出学习、开会、考察等活动中带回的档案资料，应及时移交档案室。

第十九条，档案材料移交时，应出具移交清单一式两份，双方清点核对后签字，各存一份备查。

第四章  电子文件的归档管理制度

第二十条，本制度所称的电子文件是指：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，信赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网上传送的文件。

第二十一条，归档的电子文件是具有保存价值的电子档案，必须纳入档案管理的范畴。

第二十二条，电子文件实行文档一体化管理的方式，由办公室负责对电子文件进行管理，坚持前端控制与全程管理的原则，即收发、鉴定、归档各环节统一。

第二十三条，电子文件必须按规范要求著录到配套的档案管理软件，并同时对本单位归档的发文进行全文挂接（统一挂接PDF格式文件）。

第二十四条，为维护电子数据的安全，每年对归档的电子文件要备份处理，若有条件可记得录成光盘，异地保存。

第五章  本单位重大活动档案管理制度

第二十五条，本单位重大活动档案是指：在公务活动中，由本单位承办或协助办理的在全省、全市有影响力的各项活动中，所形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。

第二十六条，本单位重大活动档案由本单位的办公室负责管理，主持重大活动的机构或负责人，应经常与办公室负责人沟通信息，确保本单位重大活动档案的齐全完整。

第二十七条，积极接受市档案局的业务指导及监督，按规范要求整理好本单位重大活动档案。

第二十八条，若需移交进市档案馆的重大活动档案，经本单位领导同意后，办理必要的移交手续。

第六章  档案保管制度

第二十九条，建立登记台帐，及时记载档案的收进、移出等变动情况，每年检查、核对1至2次，做到帐实相符。

第三十条，设置专用档案库房，编制档案存放示意图。

第三十一条，对破损、褪变和载体材料不宜长期保存的档案，要及时进行修复、抢救。声像档案要做好防磁、防老化、防粘结等工作。

第三十二条，采取有效措施，做好安全保管和科学保护等工作。

第三十三条，建立全宗卷，存放全宗介绍、学校工作大事记、年鉴、组卷说明、组织机构沿革、学校志等。

第三十四条，档案人员工作变动，必须办好档案的清点、移交手续，才能离开档案工作岗位。

第七章  档案保密制度

第三十五条，不断加强档案的保密观念，认真遵守保密纪律，严格执行《保密法》。

第三十六条，按照有关规定，对室藏档案适时予以划密、降密和解密。

第三十七条，秘密以上的档案，必须妥善加以保管，划定阅读范围，如超越阅读范围，必须经有关领导批准。

第三十八条，严禁携带档案进出公共场所。因公外出携带档案必须符合有关规定。

第三十九条，严守档案机密，查阅档案者不得向无关人员谈论档案内容。

第四十条，因工作需要而摘抄或复印的档案材料，必须妥善加以保管，工作完毕后立即移交档案室。

第四十一条，结合安全保密检查，不断加强档案保密工作，发现问题及时报告。

第八章  档案鉴定、销毁制度

第四十二条，根据国家有关档案保管期限的规定，对（短期）保存期满的档案，3—5年鉴定1次，销毁无继续保存价值的档案。

第四十三条，开展档案鉴定工作由分管档案工作的副校长，主管档案工作的办公室主任、档案人员和有关部门人员共同组成鉴定小组，提出鉴定工作意见。在主管领导组织下，直接逐件（卷）地准确判断档案的价值；鉴定结束后，向市档案局写出鉴定报告，经批准同意后，方可销毁。

第四十四条，拟销毁档案，要编制销毁清册。销毁时，要2人以上监销，并在销毁清册上签字。

第四十五条，已销毁的档案，应从原案卷目录和有关检索工具中除去或加以注明。

第四十六条，经鉴定后仍需继续保存的档案或文件材料，应视情况作相应调整。

第四十七条，鉴定工作形成的全部文件材料，即鉴定工作的组织安排、报告、销毁清册等归档为长期保存，同时，其复印件进入全宗卷管理。

第九章  档案统计制度

第四十八条，建立、健全档案总登记簿、借阅登记簿、利用效果登记簿等登记、统计台帐，及时收集、积累档案业务工作的有关数据。

第四十九条，及时、准确填报档案工作统计报表，拟写档案工作情况（如档案数量的增减变化、借阅、利用等）统计分析报告。

第十章  档案借阅、利用制度

第五十条，凡借阅、利用档案者，必须逐项填写借阅登记表和利用效果表。

第五十一条，查阅档案必须在档案查阅室进行，若需外借，应经有关领导批准。

第五十二条，借阅档案者必须保护档案，不得转借、遗失、拆散和损毁档案。严禁在档案原件上划线、圈点、涂改、污损。未经许可，不得摘抄或复制档案。

第五十三条，室藏档案，原则上不对外借阅，兄弟单位若需借用，须持单位介绍信，并经办公室主任同意。

第五十四条，学校内部各处室查阅自己职能范围内的档案，填写利用登记表即可。若借阅其他范围的档案材料，须经双方领导人批准。

第五十五条，对借出后归还的档案，必须逐件、逐页、逐卷检查，发现问题立即报告、处理。

第十一章  档案库房管理制度

第五十六条，配置必备设施，切实做好防火、防盗、防尘、防虫、防鼠、防潮、防阳光、防高温等“八防”保护措施。

第五十七条，坚持库房温湿度测量、记录和安全检查，发现问题及时报告、解决。

第五十八条，保持库房的清洁、整齐、卫生，严禁在库房内吸烟、点火，存放易燃易爆物品和其他和档案无关的杂物。

第五十九条，无关人员不得进入库房。离开库房时，需关闭门、窗、灯等设施。

第十二章  档案人员岗位职责

第六十条，专职档案员职责

㈠努力学习政治理论，坚持党的四项基本原则；忠于职守，遵纪守法，刻苦钻研，不断提高政治、业务、文化素质；认真学习、宣传、贯彻《档案法》等档案法规，及时举报违法事件，同违法行为作斗争。

㈡认真履行档案业务规定和《四川省档案工作规范化管理办法》，切实做好档案材料的收集、整理、保存、鉴定、统计等基础业务工作。

㈢拟写档案工作计划、总结、全宗介绍、大事记等有关材料，及时向领导汇报工作情况。

㈣认真履行对各处室档案工作的监督指导职责，维护档案管理的正常秩序。

㈤采取有效措施，做好档案的安全保管和科学保护工作，维护档案的完整与安全。

㈥熟悉室藏档案，编制必要的检索工具和适用的参考材料，积极主动做好利用服务工作。

第六十一条，兼职档案人员职责

㈠负责本处室各类文件材料的收集和移交归档工作；

㈡负责本处室各类文件材料的移交前的保管和利用；

㈢认真学习档案业务知识，严格遵守本制度，积极配合档案室做好学校的档案工作。

第十三章  资料收集制度

第六十二条，本制度所称的资料是指：反映学校工作的期刊、杂志、报纸、情况反映等，并对本单位的业务工作有查考利用价值的参考资料。

第六十三条，以学校名义征订的上述资料，均属资料收集范围。鉴于我校工作实际，资料的收集和保管集中在本校图书馆资料室，各部门要协助图书馆搞好收集移交工作，确保我校资料的齐全完整。

第六十四条，资料收集的时间定于每年的12月底以前向图书馆移交，对拒不移交的部门或个人次年将不再征订。

第六十五条，资料的整理工作由校图书馆负责，应编制基本的检索目录。

第六十六条，对市档案馆所征集的资料，要积极协助其办理移交、登记等手续，发挥资料的最大效用。

第十四章 奖惩制度

第六十七条，凡应归档的文件材料，承办部门均应按归档制度定期向档案室移交，任何个人不得据为己有，否则按《档案法》、《档案法实施办法》的有关条款规定，予以处罚。

第六十八条，各处室、部门的文件材料，如果不按要求归档的，超过半月，分别扣罚该部门主要负责人和直接负责人岗位工资30-50元，以此类推，直至交完材料为止。

第六十九条，对责任心强，工作中成绩突出的档案人员，应按《档案法》、《档案法》实施办法以及上级有关规定给予表彰和奖励。对因失职、违反规定、造成档案损毁、丢失、泄密者，应视情节轻重，按《档案法》及实施办法的规定给予惩处，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第十四章  附  则

第七十条，本办法自下发之日起执行。原《攀枝花市三中档案管理制度》同时废止。